Zásady ochrany a zpracování osobních údajů

společnosti AUKČNÍ PORADENSKÉ CENTRUM s.r.o., IČO 27678971, se sídlem Jakubské náměstí 580/4, 602 00 Brno, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 51397
(dále též „Společnost“).

Tyto Zásady ochrany osobních a dalších údajů (dále „Zásady“) obsahují informace o tom,
a. jaké Vaše osobní údaje Společnost zpracovává,
b. jakým způsobem Společnost Vaše osobní údaje zpracovává,
c. k jakému účelu Společnost Vaše osobní údaje zpracovává,
d. jaké další osoby kromě Společnosti mohou Vaše údaje zpracovávat,
e. z jakých důvodů je Společnost Vaše osobní údaje oprávněna zpracovávat,
f. jaká práva máte jako osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány.

Tyto Zásady se vztahují pouze na Vás jako fyzickou osobu (člověka). Ve vztahu k naší Společnosti můžete být např.
• fyzickou osobou nepodnikající (např. spotřebitel),
• fyzickou osobou podnikající (živnostník, zemědělec, vykonavatel svobodných povolání),
• fyzickou osobou, která vystupuje jménem právnické osoby (např. obchodní společnosti, spolku apod.), např. jednatel, předseda spolku, pověřený zaměstnanec.

Jaké Vaše osobní údaje Společnost zpracovává?
Osobním údajem je informace o Vaší osobě, podle které Vás naše Společnost může identifikovat. Jedná se např. o jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo, identifikační číslo fyzické osoby – podnikatele (např. IČO), bydliště nebo místo podnikání, číslo telefonu, e-mailovou adresu, případně IP adresu Vašeho počítače, přes který přistupujete na naše internetové stránky nebo využíváte naše služby poskytované online (např. náš aukční systém), uživatelské jméno a heslo používané pro přístup k našim službám.
Pokud využíváte našich online služeb nebo s námi komunikujete přes internet, zpracováváme jako informaci o Vás též tzv. cookies, tedy drobné soubory dat, pomocí kterých Vás náš web identifikuje při Vaší další návštěvě. Jako návštěvník naší webové stránky máte vždy právo uložení cookies ve Vašem zařízení (počítači, notebooku) odmítnout. Uložení můžete zablokovat ve svém internetovém prohlížeči.
Společnost zpracovává Vaše osobní údaje získané v průběhu naší vzájemné komunikace, např. když jsou uvedeny v dopisu od Vás, na vizitce, ve smlouvě, kterou spolu uzavřeme, když je zadáte do aukčního systému, když nám je sdělíte po telefonu nebo e-mailem.

Jakým způsobem Společnost Vaše osobní údaje zpracovává?
Naše Společnost zpracovává Vaše osobní údaje dvěma způsoby. Zaprvé tzv. automatizovaně. Tím se rozumí, že jsou v konkrétní chvíli zpracovávány bez lidského zásahu (např. bez zásahu našich zaměstnanců). Příkladem může být např. automatický přenos databáze (seznamu) osobních údajů při jejich zálohování.
Zadruhé tzv. neautomatizovaně (ručně). To znamená, že s nimi pracuje, vyhledává v nich, využívá je aktivně oprávněná osoba z naší Společnosti (např. zaměstnanec). Toto tzv. neautomatizované zpracování probíhá buď v listinné (papírové) podobě, nebo v podobě elektronické (na počítači, notebooku, v mobilním telefonu, v tabletu).

K jakému účelu Společnost Vaše osobní údaje zpracovává?
Společnost Vaše osobní údaje zpracovává především kvůli kvalitnímu poskytování svých služeb, dále k plnění požadavků právních předpisů (např. daňových, účetních, statistických a jiných), ochrany svých (popř. i Vašich) práv (např. vymáhání pohledávek).
Některé osobní údaje, jako je např. IP adresa nebo soubory cookies, zpracováváme i proto, abychom včas odvrátili bezpečnostní rizika pro náš web i aukční systém. Mnohé počítače totiž mohou být i bez Vašeho vědomí zneužity např. k pokusu o krádež dat. Takový počítač pak potřebujeme co nejrychleji identifikovat.
Mimo plnění zákonných a smluvních povinností může Společnost Vaše osobní údaje zpracovávat i k jiným účelům. Takový účel bychom si předem si předem dohodli a vy byste ke zpracování udělil(a) výslovný souhlas.
Jsme však vždy oprávněni zpracovávat jen takové osobní údaje, které jsou pro daný účel potřebné. Pokud nám poskytnete osobní údaje k různým účelům (např. pro plnění smlouvy a pro účely obchodních sdělení), jsme povinni tyto údaje uchovávat odděleně (neslučovat je dohromady).

Jaké další osoby kromě Společnosti mohou Vaše údaje zpracovávat?
Abychom Vám včas a řádně poskytli své služby, splnili závazky ze smluv nebo své zákonné povinnosti, je někdy nutné poskytnout Vaše osobní údaje i jiným osobám.
Typickým příkladem je např. obchodní partner, který zvítězil v aukci na dodání služeb. Tomu předáváme Vaše údaje, aby s Vámi mohl uzavřít smlouvu. Pokud bychom někdy potřebovali řešit Váš obchodní případ s účetním nebo právníkem, i tehdy může být třeba mu některé údaje o Vás předat. Dále se může jednat o softwarovou společnost, která by např. prováděla zabezpečení systému, který vede databázi klientů, provozovatele platební brány, přes kterého nám posíláte platbu apod.
Ve všech případech jsme však povinni zajistit, aby Vaše údaje byly zabezpečeny před neoprávněným přístupem (přečtením). Nejčastěji se tak děje uzavřením smlouvy mezi naší Společností a dotyčnou osobou. I zde přitom platí, že je možné předat jen ty osobní údaje, které jsou nezbytně nutné.
Vůči těmto osobám máte při zpracování osobních údajů stejná práva jako vůči naší Společnosti. Tato práva jsou uvedena níže.

Z jakých důvodů je Společnost Vaše osobní údaje oprávněna zpracovávat?
Naše společnost je oprávněna zpracovávat Vaše osobní údaje
• pokud k tomu udělíte výslovný předchozí souhlas. Tento souhlas dáte pro konkrétní účel a zpracovávat budeme pouze ty Vaše údaje, které jsou pro naplnění tohoto účelu nutné. Svůj souhlas máte právo kdykoli odvolat (viz níže – Jaká práva máte jako osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány?)
• pokud nám zpracování Vašich údajů ukládá právní předpis. Typickým příkladem jsou právní předpisy účetní a daňové. V takovém případě musíme Vaše údaje zpracovávat, i pokud s tím nebudete souhlasit.
• pokud Vaše údaje potřebujeme pro plnění smlouvy, kterou s námi uzavřete. I zde svůj souhlas již zvláště neudělujete. Váš případný nesouhlas by vedl k tomu, že by smlouvu vůbec nebylo možné splnit (poskytnout Vám službu).
• pokud máme jiný oprávněný zájem. Tím může být např. uchování údajů pro budoucí obchodní spolupráci, ochrana bezpečnosti počítačové sítě, nebo ochrana našich práv.
Pro další osoby zmíněné v předchozím odstavci platí tyto důvody podobně.

Jak dlouho může Společnost Vaše osobní údaje zpracovávat?
Záleží na tom, z jakého důvodu Vaše osobní údaje zpracováváme.
Pokud nám jejich zpracování ukládá zákon (právní předpis), uchováváme je tak dlouho, jak zákon vyžaduje. (Např. účetní doklady s Vaším jménem a místem podnikání musíme uchovat 10 let).
Pokud by šlo o osobní údaje kvůli plnění smlouvy, pak v zásadě po dobu trvání smlouvy a dále, dokud můžeme předpokládat, že Vaše údaje potřebujeme např. pro vyřízení reklamace nebo pro výjimečný případ soudního sporu.
Máme-li jiný oprávněný zájem na jejich zpracování (typicky půjde o uložení pro budoucí obchodní spolupráci), musí být doba jejich uložení přiměřená povaze tohoto zájmu.
Pokud jste nám dal(a) výslovný souhlas se zpracováním osobních údajů, rovnou se dohodneme také na tom, jak dlouho je budeme zpracovávat.

Jaká práva máte jako osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány?
Právo na informace.
Máte právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů. To znamená, že se nás můžete zeptat např. jaké Vaše údaje zpracováváme, jakým způsobem, k jakým účelům apod. Typicky to budou otázky, které jsou uvedeny v těchto Zásadách. Odpovíme Vám písemně nejpozději do 1 měsíce. Pokud by Váš požadavek byl náročný – např. by šlo o velké množství údajů a výrazně do minulosti – sdělíme Vám to a požádáme o Vaši trpělivost. Takový požadavek můžeme vyřídit až do 3 měsíců.

Právo na přístup k osobním údajům.
Máte právo obdržet potvrzení o tom, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme, a kopii (výpis, seznam) osobních údajů, které o Vás zpracováváme.

Právo nebýt předmětem tzv. profilování.
Toto právo znamená, že jakékoli naše jednání s právními důsledky vůči Vám (např. návrh na uzavření smlouvy nebo sestavení individuální nabídky) nesmí být provedeno pouze programem (softwarem) bez lidského zásahu. Nad tím, jaké služby a za jakých podmínek Vám nabídneme, bude mít vždy kontrolu živý člověk – zpravidla jednatel Společnosti nebo její zaměstnanec zodpovědný za Váš obchodní případ.

Právo na přesnost osobních údajů (opravu chybných osobních údajů).
Máme povinnost udržovat Vaše osobní údaje u nás stále aktuální. Pokud by se u Vás cokoli změnilo (např. změníte příjmení, trvalý pobyt nebo místo podnikání nebo e-mail), máte právo, abychom osobní údaje o Vás aktualizovali. To znamená, abychom staré osobní údaje v naší databázi (evidenci) opravili (změnili na nové) anebo ke starým doplnili nové.
Někdy se o změně dozvíme neformální cestou (např. ve smlouvě uvedete nové místo podnikání, změníte si heslo pro přístup do aukčního systému apod.). Pak provedeme opravu v naší databázi automaticky. Jindy ale nemáme informaci o změně hned k dispozici. Je proto lépe, pokud nám tuto změnu dáte vědět. Kontakty jsou uvedeny na konci těchto Zásad.
O opravě (doplnění) osobních údajů pak informujeme i osoby, kterým jsme je předali ke zpracování (viz Jaké další osoby kromě Společnosti mohou Vaše údaje zpracovávat?).

Právo podat námitku proti zpracování.
Pokud byste se domnívali, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně, můžete proti tomuto zpracování podat námitku. Šlo by o případ, kdy bychom zpracovávali údaje bez Vašeho souhlasu a neměli ani jiný oprávněný důvod ke zpracování (plnění zákona, plnění smlouvy, jiný oprávněný zájem). Vaše námitka se může týkat také tzv. profilování – viz výše.
Tuto námitku nám můžete zaslat na kontaktní údaje uvedené na konci těchto Zásad.
Vaši námitku jsme povinni zvážit z toho hlediska, zda skutečně neexistuje dostatečný důvod pro zpracování (Váš souhlas, plnění právního předpisu nebo smlouvy nebo náš jiný oprávněný zájem). Pokud ne, jsme povinni ukončit zpracování Vašich osobních údajů ukončit (údaje skartovat). Pokud takový důvod existuje, sdělíme Vám ho.
Pokud by se výjimečně stalo, že Vám zasíláme obchodní sdělení (newslettery) nebo obchodní nabídky bez Vašeho souhlasu, jsme povinni v případě Vaší námitky ukončit zpracování k tomuto účelu bezodkladně.

Právo na omezení zpracování osobních údajů.
V určitých případech máme povinnost zpracování Vašich osobních údajů tzv. omezit. To znamená, že je můžeme mít ve své databázi uložené a oddělené od ostatních osobních údajů (jiných Vašich údajů). Naproti tomu je ale nesmíme např. předávat jiným osobám, kombinovat je s jinými osobními údaji ani je zpracovávat jinak. Důvody pro omezení zpracování osobních údajů jsou tyto:
• osobní údaje nejsou přesné; jejich zpracování omezíme, dokud nebudou opraveny nebo doplněny,
• zpracování osobních údajů je protiprávní, např. jsou zpracovány bez Vašeho souhlasu, a přitom v konkrétním případě souhlas nutný byl. Vy se ale můžete rozhodnout, že Vaše osobní údaje nemáme vymazat, ale jen omezit jejich zpracování,
• osobní údaje potřebujete pro ochranu svých práv a oprávněných zájmů,
• vznášíte námitku proti zpracování Vašich osobních údajů; po dobu, než Vaši námitku vyřídíme, budeme k Vašim údajům přistupovat v tomto omezeném režimu (omezíme jejich zpracování).
Při tomto omezení platí ještě jedna výjimka. Vaše osobní údaje můžeme použít také k uplatňování a bránění práv naší Společnosti nebo jiných osob nebo z důvodů závažného veřejného zájmu (pokud by např. tyto osobní údaje mohly pomoci objasnit trestný čin).

Právo na vymazání/ukončení zpracování osobních údajů.
V určitých případech máte právo na to, abychom veškeré nebo některé Vaše osobní údaje vymazali z našich databází a evidencí. Je to ve chvíli, kdy pro zpracování těchto údajů není dán žádný legální důvod (Váš souhlas, plnění zákona, plnění smlouvy, jiný oprávněný zájem). Samozřejmě se to týká i případu, kdy by nedopatřením byly Vaše osobní údaje zpracovávány bez takového důvodu již od počátku.
Pokud vznesete požadavek na vymazání Vašich osobních údajů, jsme povinni ho vážit z toho hlediska, zda neexistuje dostatečný důvod pro další uchovávání Vašich osobních údajů. Pokud by se výjimečně stalo, že Vám zasíláme obchodní sdělení (newslettery) nebo obchodní nabídky bez Vašeho souhlasu, jsme povinni v případě Vaší námitky ukončit zpracování k tomuto účelu bezodkladně.
Z práva na výmaz existují výjimky. Týká se to např. zpracování osobních údajů pro statistické a výzkumné účely nebo pro potřeby archivace. V takovém případě nemůžeme Vaše osobní údaje vymazat, i pokud byste nás o to žádali.

Právo přenést své osobní údaje k jiné osobě.
Osobní údaje, které o Vás zpracováváme, můžeme na základě Vašeho požadavku předat jiné osobě, která je bude zpracovávat. V našich databázích zároveň tyto údaje vymažeme. Je ale nutné splnit několik podmínek. Zaprvé, takové údaje musí být zpracovávány tzv. automatizovaně (tj. bez lidského zásahu, např. v počítačovém programu). Zadruhé, musí se jednat o osobní údaje zpracovávané buď s Vaším souhlasem nebo kvůli plnění smlouvy. (Nemůžete si tedy takto vzít osobní údaje, které zpracováváme ze zákona, ani kvůli našemu oprávněnému zájmu – třeba ochraně bezpečnosti počítačové sítě nebo vymáhání našich pohledávek.) Přenesené osobní údaje musí být přehledné a měl by si s nimi bez problémů poradit standardní počítačový program (údaje musí být v tzv. strojově čitelném formátu).

Právo na odvolání souhlasu.
Pro některé účely zpracování Vašich osobních údajů potřebujeme Váš souhlas. Často se to může týkat např. zasílání obchodních sdělení. Svůj souhlas nám vždy poskytujete dobrovolně a máte právo ho kdykoli odvolat. K odvolání slouží kontakty uvedené na konci těchto Zásad. Pokud svůj souhlas odvoláte, nejsme oprávněni dále zpracovávat Vaše údaje pro takový účel (jejich zpracování ukončíme, údaje skartujeme).

Právo na podání stížnosti u tzv. dozorového úřadu.
Pokud se domníváte, že kterékoli z Vašich práv týkající se Vašich osobních údajů bylo porušeno, máte právo podat stížnost k tzv. dozorovému úřadu. To je státní orgán, který má na starosti též dohled nad dodržováním právních předpisů o ochraně osobních údajů. V České republice je tímto orgánem Úřad pro ochranu osobních údajů. Pokud by k porušení Vašich práv došlo v zahraničí, obraťte se na dozorový úřad příslušné členské země Evropské unie.

Pokud máte dotaz, podnět, nebo chcete uplatnit svá práva, kontaktujte nás e-mailem na info@apcentrum.cz nebo písemně na adresu našeho sídla: AUKČNÍ PORADENSKÉ CENTRUM, s.r.o., Jakubské náměstí 580/4, 602 00 Brno.

Tyto Zásady jsou účinné od 25. května 2018.